หน้าแรก
กรรมการ
ข้อบังคับ
ระเบียบ
จดหมายข่าว
  แบบฟอร์มต่าง ๆ
ถาม ตอบ
 
ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์สาธารณสุขจังหวัดอำนาจเจริญ จำกัด

ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์สาธารณสุขจังหวัดอำนาจเจริญ จำกัด

ว่าด้วย    การเก็บรักษา  ยืม   และการทำลายเอกสารของสหกรณ์

.. 2538

.............

                                    อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับของสหกรณ์ข้อ 84 (9) ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ครั้งที่ 3/2538  วันที่  26  มกราคม  2538  ได้กำหนดระเบียบ  ว่าด้วย   การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์    ดังต่อไปนี้

                                    ข้อ 1. ระเบียบนี้เรียกว่า "ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์สาธารณสุขจังหวัดอำนาจเจริญ    จำกัด ว่าด้วย   การเก็บรักษา   ยืม   และการทำลายเอกสารของสหกรณ์   ..  2538"

                        ข้อ 2. ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่  26  มกราคม  2538  เป็นต้นไป

                                    ข้อ 3. การเก็บเอกสารในระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น

                        ข้อ 4.การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว ให้พนักงานฝ่ายธุรการ  แยกเอกสารนั้นเป็นเรื่อง ๆ เย็บเข้าเล่มหรือเก็บเข้าแฟ้ม พร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่องหรือบัญชีเรื่องประจำแฟ้มด้วยเอกสารใดซึ่งไม่สามารถเก็บโดยวิธีดังกล่าวได้ ให้มัดรวมเข้าด้วยกันเป็นหมวดหมู่รวมไว้  ในที่เดียวกันพร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่องประจำหมวดหมู่ เสร็จแล้วให้ทำสารบาญเรื่องหรือแฟ้มหรือหมวดหมู่ของเอกสารนั้น ๆ ด้วย เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหาเป็นสำคัญ  เมื่อทำการตรวจบัญชีประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้วให้พนักงานเก็บเอกสารรวบรวมเอกสารที่ทำการตรวจบัญชีแล้วนั้นเก็บไว้ในที่อันปลอดภัย

                                    ข้อ 5. ให้พนักงานผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น ๆ หรือพนักงานที่เก็บรักษาระมัดระวังเอกสารให้อยู่ในสภาพเรียบร้อยและปลอดภัย ถ้าชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ได้เหมือนสภาพเดิม หากสูญหายต้องทำสำเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์เท่าที่จะทำได้

                                    ข้อ 6. การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้

                                                6.1 ผู้ยืมจะต้องให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะใช้ประโยชน์ในการใด

                                                6.2 ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้พนักงานเก็บและลงชื่อในสมุด ทะเบียน ยืมเอกสาร และให้พนักงานเก็บรวบรวมหลักฐานการยืมเรียงลำดับ วันที่ เดือน พ..ไว้ เพื่อสะดวกในการติดต่อทวงถาม

                                                6.3 การยืมเอกสารของสหกรณ์ต้องได้รับอนุญาตจากประธานกรรมการหรือรองประธานกรรมการ (ถ้ามี) หรือผู้จัดการ

                                                6.4 ในกรณีที่เอกสารซึ่งต้องเก็บเป็นความลับห้ามพนักงานผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น หรือพนักงานผู้เก็บอนุญาตให้บุคคลภายนอก  ยืมดูหรือคัดลอกเป็นอันขาด เว้นแต่ผู้มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้อง กับการตรวจสอบ หรือเกี่ยวกับการดำเนินคดี

                        ข้อ 7.  ตามปกติ เอกสารจะต้องเก็บไว้มีกำหนดไม่น้อยกว่าสิบปี ส่วนเรื่องที่เก็บไว้ที่เห็นว่าไม่มีประโยชน์หรือเป็นเรื่องธรรมดาสามัญจะเก็บไว้ไม่ถึงสิบปีก็ได้ โดยจำแนกเป็น 3  ประเภท คือ

                        7.1 เอกสารที่มีลักษณะดังต่อไปนี้ ให้คงเก็บรักษาไว้ตลอดไป คือ

(ก)   หนังสือที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานของสหกรณ์ตลอดไป เช่น  เรื่องที่เกี่ยวกับ     การจัดตั้งสหกรณ์ ข้อบังคับ ใบสมัครเข้าเป็น  สมาชิก  ทะเบียนสมาชิก   รายงานการประชุม  บัญชี และทะเบียนต่าง ๆ  หลักฐานการตรวจบัญชี    รายงานกิจการประจำปี สถิติต่าง ๆ ตลอดจนหลักฐานหรือเรื่องที่จะใช้    ศึกษาค้นคว้าต่อไป

(ข)   หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดีหรือสำนวนของศาลอัยการ  หรือสำนวน   ของพนักงานสอบสวน

7.2 เอกสารที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าสิบปี คือ หลักฐานทางการเงินต่าง ๆ

                                                7.3 เอกสารที่เก็บไว้ไม่ถึงสิบปีแต่ไม่ต่ำกว่าห้าปี เช่น หนังสือขอเปลี่ยนแปลงเงินค่าหุ้นรายเดือน หนังสือขอลาออกจากสหกรณ์ คำขอกู้เงินทุกประเภทเป็นต้น

ข้อ 8. ในปีหนึ่ง ๆ ให้พนักงานตรวจสอบเอกสารที่สมควรจะทำลาย แล้วยื่นหนังสือเสนอต่อคณะกรรมการดำเนินการเพื่อพิจารณา เมื่อเห็นว่าควรทำลายเอกสารได้ให้ตั้งกรรมการทำการคัดเลือกเอกสารและควบคุมการทำลายขึ้นอย่างน้อย  3  คน  โดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้

                                    8.1 คัดเลือกเอกสารตามระเบียบว่าเอกสารเรื่องใดควรทำลายได้

                                                8.2 เสนอรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่สมควรทำลายต่อคณะกรรมการดำเนินการ เพื่ออนุมัติ

                                    8.3 แสดงรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้ทำลายได้   และมอบสำเนา ให้พนักงานเก็บเพื่อบันทึกในหนังสือเก็บ และบัญชีประจำเรื่อง   หรือประจำหมวด    หมู่หรือประจำแฟ้ม

                                    8.4 ควบคุมการทำลายหรือทำลายด้วยตนเอง    การทำลายอาจใช้เครื่องมือเผาหรือวิธีอื่น  ใดตามความเหมาะสม

                                    8.5 เสนอรายงานผลการปฏิบัติให้คณะกรรมการดำเนินการทราบ และมอบให้พนักงาน เก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐานด้วย

 

 

                                        ประกาศ       วันที่    26    มกราคม      2538

 

 

                                                            (ลงชื่อ)      ประยงค์   คณาพันธ์

                                                           (นายประยงค์  คณาพันธ์)

                                                                            ประธานกรรมการ

                                                     สหกรณ์ออมทรัพย์สาธารณสุขจังหวัดอำนาจเจริญ  จำกัด

 


พ.ศ. 2550 สหกรณ์ออมทรัพย์สาธารณสุขจังหวัดอำนาจเจริญ จำกัด โทร. 0-4545-1581